Tietosuojaseloste

Aalto Henkilöstöpalvelujen työntekijärekisterin tietosuoja

Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely Aalto Henkilöstöpalveluissa

Työntekijöiden yksityisyys ja tietosuoja ovat Aalto Henkilöstöpalveluissa erittäin tärkeässä asemassa ja sitoudumme suojaamaan henkilötietojen yksityisyyttä. Teemme säännöllistä työtä sekä tietosuojan että tietoturvan osalta ja tarvittaessa kehitämme toimintaamme parantamaan näitä osa-alueita.

Tietosuojasta sekä henkilötietojen käsittelystä kerromme internetsivuillamme sekä tarvittaessa toimitamme tiedot pyynnöstä rekisteröidylle. Olemme määritelleet tarkoin henkilötietojen käsittelyn Aalto Henkilöstöpalveluissa ja koostaneet dokumentaatiot henkilötietojen käsittelyyn, tietosuojaan ja tietoturvaan liittyen. Dokumentaatio koostuu kolmesta osasta:
– Sisäinen dokumentaatio (mm määrittelyt, ohjeistukset, tietoturvakuvaukset)
– Julkinen dokumentaatio (internetsivuilla julkaistava materiaali)
– Sopimusliitteet (henkilötietojen käsittelyyn liittyvien sopimusten tietosuojaliitteet)

Tietosuojadokumentaatiota päivitämme tarvittaessa ja julkiseen dokumentaation tehtävistä muutoksista ilmoitamme internetsivuillamme. Muutospäivämäärä on aina mainittu.

Henkilötietoja kerätään erilaisiin tarkoituksiin ja erityyppisiä tietosisältöjä käsitellään erilaisten käyttötarkoitusten mukaisesti. Tässä selosteessa kuvaamme tarkemmin Aalto Henkilöstöpalvelujen työntekijärekisterin tiedot sekä käyttötarkoitukset.

 Rekisterin pitäjä

Rekisterinpitäjänä työntekijärekisterissä toimii Aalto Henkilöstöpalvelut. Yhteystiedot löytyvät internetsivuiltamme ja tietosuoja-asioissa meidät tavoittaa osoitteesta talous@aaltovoima.fi

Henkilötietojen käsittelyn määrittelyt

Olemme analysoinut mitä henkilötietojen käsittely tarkoittaa työntekijöidemme osalta. Olemme muun muassa määritelleet, millaisia tietoja kerätään ja tallennetaan ja miten kauan tietoja säilytetään. Henkilötietoja ei käsitellä tai säilytetä tarpeettomasti ja kaikki tarpeettomat tiedot poistetaan. Henkilötietojen säilytysaikoja määriteltäessä on huomioitu muu lainsäädäntö ja sellaiset tekijät, jotka vaikuttavat henkilötietojen säilytysvelvollisuuteen.

Henkilötietojen käsittelijät on rajattu toimenkuvien mukaisesti ja tietoja käsittelee ainoastaan sellaiset henkilöt henkilökunnastamme, joiden työnkuva vaatii tietojen käsittelyä. Henkilötietojen käsittelyä järjestelmissä on rajattu erilaisten roolien avulla, jolloin käytössä on ainoastaan kulloinkin tarvittava henkilötieto.

Henkilötietojen käsittely tapahtuu laadittujen periaatteiden mukaisesti, joita ovat lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys, käyttötarkoitussidonnaisuus, tietojen minimointi ja täsmällisyys sekä luottamuksellisuus. Periaatteet huomioidaan käytännön tasolla toiminnassamme ja olemme kouluttaneet henkilökuntamme toimimaan periaatteiden mukaisesti.

Työntekijöiden henkilötietoja käsitellään sopimussuhteen perusteella tai oikeudellisten velvoitteiden toteuttamiseksi.

Henkilötietojen luovuttaminen

Henkilötietoja käsitellään Aalto Henkilöstöpalvelujen ulkopuolella vain sopimussuhteessa olevien yhteistyötahojen tai asiakkaiden toimesta. Sopimuksissa on erikseen huomioitu tietosuoja ja henkilötietojen käsittely.

Työntekijöiden henkilötietoja ei luovuteta eteenpäin, muutoin kuin lain vaatimusten mukaisesti, tai sellaisissa tilanteissa, joissa tietojen luovuttaminen on pakollista työntekijän etujen ja oikeuksien toteuttamista varten.

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei siirtämiseen ole välitöntä tarvetta, esimerkiksi palvelun teknisen toteuttamisen vuoksi. Tällöin rekisterinpitäjä huolehtii tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla ja varmistaa korkean tietosuojatason myös sopimuksin.

Henkilökunnan tietosuojaosaaminen

Henkilökuntaamme koulutetaan säännöllisesti tietosuojan ja henkilötietojen käsittelyn osalta. Seuraamme aktiivisesti alan tietosuojakäytänteitä ja huolehdimme henkilökunnan tietosuojaosaamisen tasosta. Osaamisessa huomioidaan kunkin henkilön rooli ja mikäli toimenkuvaan kuuluu merkittävissä määrin henkilötietojen käsittely, osaamisen on oltava korkealla tasolla.

Toimintamallit

Olemme analysoineet henkilötietojen käsittelyyn liittyviä toimintamalleja ja olemme päivittäneet toimintamallit vastaamaan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia. Prosessien lisäksi olemme kiinnittäneet huomiota teknisiin ratkaisuihin sekä tietosuojan että tietoturvan osalta.  Olemme auditoineet tietoturvatoimintaamme sekä toimintamallien että teknisten ratkaisujen osalta. Havaitut kehityskohteet on huomioitu välittömästi. Käytössämme on vain turvallisia teknologioita ja huomioimme tietoturvan myös laitehallinnassamme.

Tietosuoja, tietoturva ja henkilötietojen käsittely huomioidaan alihankkijoiden, yhteistyötahojen sekä sopimuskumppaneidemme kanssa ja velvoitamme heidät kaikki täyttämään laatuvaatimuksemme.

Manuaalisten, henkilötietoja sisältävien, asiakirjojen käsittelystä on annettu ohjeet henkilökunnalle ja henkilötietojen käsittely on pääsääntöisesti digitaalista.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröity voi käyttää kaikkia tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiaan verkkosivuilla www.aaltovoima.fi olevan ohjeistuksen mukaisesti. Tietopyyntöihin reagoimme mahdollisimman pikaisesti ja jos jostain syystä emme pysty toteuttamaan pyyntöä kuukauden sisällä, ilmoitamme siitä välittömästi asianosaiselle.

Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisteröity voi käyttää kaikkia tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiaan verkkosivuilla www.aaltovoima.fi olevan ohjeistuksen mukaisesti. Tietopyyntöihin reagoimme mahdollisimman pikaisesti ja jos jostain syystä emme pysty toteuttamaan pyyntöä kuukauden sisällä, ilmoitamme siitä välittömästi asianosaiselle.

Työntekijän henkilötietoja käsitellään vain tarpeeseen ja käyttötapaukset on määritelty ennalta. Rekisterin tietoja käytetään:

– Työsuhteen hallintaan
– Yhteydenpitoon
– Palkan ja palkkioiden maksuun
– Luontaisetujen hallintaan (mm puhelin-, auto-, liikunta- tai lounasetu)
– Rekrytointiin
– Lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen (mm verotus, vakuutukset, Kela)
– Työterveyshuollon järjestämiseen
– Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseen
– Tilastointiin

Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä käsitellään vain käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, joita ovat:

  • etu- ja sukunimi
  • yhteystiedot (kuten osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
  • asuinmaa ja kieli
  • sukupuoli
  • syntymäaika ja henkilötunnus
  • työaikatiedot
  • ammattiliittotieto
  • pankkiyhteystiedot
  • titteli
  • palkkatiedot
  • luontaisedut (mm auto, puhelin, lounas, liikunta)
  • vuosilomatiedot
  • ansioluettelo ja työnhakuun muut työntekijän itsensä antamat lisätiedot
  • työsuhteen alkamis- ja päättymisajankohta
  • työsuhteen luonne (kuten määräaikaisuus, osa-aikaisuus, jatkuva)
  • verotus, työterveys- ja vakuutustiedot
  • edellisten, yksilöityjen tietojen muutos/lokitiedot

Henkilötietojen kerääminen

Henkilötietoja kerätään rekisteriin työntekijältä itseltään työsuhteen ja rekrytoinnin aikana. Lokitietoja kertyy järjestelmistä tietojen päivitysten yhteydessä.

Henkilötietojen oikeellisuutta voidaan tarkistaa ajoittain työntekijältä itseltään.

Henkilötietojen suojaaminen

Henkilötietoja sisältävät tietokannat on suojattu teknisin keinoin, kuten palomuurein ja salasanoin. Säilytys tapahtuu lukituissa tiloissa ja tiloihin pääsy on rajoitettua. Myös manuaaliset arkistot ovat lukitussa tilassa, johon pääsy on rajoitettu.

Tekniset ratkaisut pidetään ajan tasalla ja päivitetään säännöllisesti joko automaattisten tai manuaalisten päivitysten muodossa. Virustorjunta on käytössä ja poikkeamiin reagoidaan. Myös palomuurin havaitsemiin poikkeamiin reagoidaan.

Lisätietoja

Aalto Henkilöstöpalveluissa tietosuojatoiminta on järjestelmällistä ja tietosuojavastaavan lisäksi tietosuojasta huolehtii erikseen nimetyt henkilöt. Henkilötietojen käsittelyyn liittyen autamme aina mielellämme. Ajantasaiset yhteystiedot ovat saatavilla internetsivuillamme www.aaltovoima.fi. Päivitämme tietosuojamateriaalia internetsivuillamme ja kannattaa tarkistaa, löytyisikö vastaus kysymykseen sivuilta.

Auditointi, toimenpiteet ja käyttöönotto GDPR tarkastettu

Aloitin työt Aalto Henkilöstöpalveluissa vuonna 2009 aluksi kirvesmiehenä. Eka projekti oli Kulosaaren koulun saneeraus. Sen jälkeen työmaita on ollut useita kymmeniä, ja työttömänä en ole ollut päivääkään.

Niko, Rakennustyöryhmän vetäjä